מומלץ להתקשר עם חברות לקבלת הצעת מחיר אשר מיושבות קרוב למקום האירוע כי אז מחיר ההובלה יהיה מינימלי (-לפחות ככה זה צריך להיות). ככל שמתרחקים מהמחסנים עולה למפעיל יותר ולכן הוא מגלגל את העלויות לצרכן.
כדאי לקבל חבילת ציוד מחברה אחת על מנת להימנע מתשלום כפול של הובלה לכל משכיר ציוד בנפרד. חברה שיכולה לתת גם מגוון רהיטים, גם כלי שולחן והגשה, גם ציוד נילווה כמו שמשיות ומאווררים / מחממים מאפשרת במחיר סביר לקבל חבילה יפה ומושלמת לאירוע. יתרון נוסף הוא פחות התקשרויות ופחות תיאומים של אספקה ופינוי הציוד ממקום האירוע. הכל נעשה מול נותן שירות אחד.
כמו כמעט בכל רכישה כדאי לבחון מה ההתמקצעות של נותן השירות ולבחור אותו לפי הצורך הספציפי. למשל אם יש חברת השכרת ציוד שבעיקר נותנת שירותים לאירועי ענק ופסטיבלים והצורך שלך הוא הפקת אירוע סולידי אז לא יהיה נכון לפנות למשכיר הנ"ל כי הוא מותאם למשהו אחר והעלויות שצריך לשלם לו גבוהות יותר משמעותית מהצורך שלך. הוא מחזיק מלאי גדול, מחסנים גדולים, משאיות גדולות ומערך של כח אדם גדול. הוא לא יכול להוציא משאית ענקית לאירוע של 30 איש בחצר ושישתלם לו. בנוסף לכך, לספק גדול לא תהיה הסבלנות הנדרשת עבור משהו שולי עבורו. דוגמא נוספת לאי התאמה שאם אתה צריך לשכור אוהל עדיף לפנות למי שמתמחה בזה. הוא יוכל להציע מגוון רחב של גדלים והתאמה מקסימלית למקום האירוע. מי שמחזיק באוהל אחד או שניים רוב הסיכויים שיוכל לתת מענה מצומצם בעיקר אם יש הרבה אילוצים של צפיפות במקום ומרחב, מבנה החצר, גובה עצים, פרגולות וכיו"ב
לפעמים יותר נוח וקל לעשות הזמנה של ציוד באמצעות חברות הקייטרינג או אם יש לכם שף פרטי שיודעים להרים אירוע לכל פרטיו אשר מציעים לכם עסקת חבילה הכוללת את הציוד.
כדאי שתתערבו בבחירת הציוד ולא לקנות "חתול בשק". צריך לקחת בחשבון שקיימות איכויות ברמות שונות שלפעמים ברמה נמוכה יכול להיות לא רק לא יפה ולא אסתטי אלא גם לא בטיחותי. אף אחד מאתנו לא היה רוצה שאורח שלכם ייפול מכיסא או שישען על שולחן והוא יתרומם מצד שני…
יש גם את עניין העיצוב שלא תמיד קולע לטעם הצרכן ולכן מעורבות מוקדמת מונעת הפתעה מיותרת..